In genere, i dipendenti di un’azienda sono tenuti a registrare la loro presenza, timbrando il cartellino oppure mediante mezzi equivalenti. La rilevazione presenze, viene effettuata sia all’ingresso che all’uscita, in modo che il datore possa controllare il rispetto dell’orario lavorativo, al fine di calcolare la retribuzione in modo corretto ed eventualmente sanzionare comportamenti scorretti. In poche parole, grazie alla rilevazione delle presenze all’interno di un’azienda, è possibile sapere con precisione l’arco temporale in cui i lavoratori hanno lavorato all’interno dei luoghi di lavoro, il che è un aspetto molto importante per le imprese.

Cosa significa “rilevazione presenze”?

Con il termine “rilevazione presenze” si intendono tutte le attività effettuate per verificare l’ingresso e l’uscita dei dipendenti, utilizzando diverse modalità conformi alle normative in vigore. I datori di lavoro, infatti, secondo la legge, possono rilevare le presenze dei lavoratori subordinati, di quelli autonomi e dipendenti, dei fornitori, dei visitatori, nonché di altri datori di lavoro (ad esempio provenienti da sedi distaccate oppure in appalto) che svolgono le loro attività all’interno dei locali dell’azienda. Tutti i soggetti indicati, pertanto, sono obbligati ad attenersi alle regole e a comunicare la propria presenza mediante i metodi messi a disposizione dall’azienda. Questo significa, così come previsto dalla normativa attualmente in essere, che i datori di lavoro sono tenuti a informare i lavoratori (e in generale tutti i soggetti sopra richiamati) della presenza degli appositi rilevatori di presenza e di come prendere la presenza in modo corretto senza commettere eventuali errori.

Come vengono rilevate le presenze?

Il metodo tradizionale per effettuare l’attività di rilevazione presenze all’interno di un’azienda consiste, in genere, nel timbrare il cartellino. Tuttavia, in questo periodo, accalcarsi nei pressi di un dispositivo per rilevare le presenze all’ingresso e all’uscita (il cosiddetto “timbracartellini” o “marcatempo”) non è particolarmente consigliato, in quanto si creano assembramenti ed inoltre si perde del tempo. In questo caso è l’amministratore, oppure un soggetto preposto al controllo, che deve calcolare le ore di lavoro dei dipendenti, in base ai cartellini raccolti. In alternativa, è possibile utilizzare strumenti differenti. Per aziende di piccole dimensioni, ad esempio, è particolarmente utilizzato il libro di registrazione delle assenze, un registro cartaceo che permette di annotare presenze e assenze in maniera manuale, sicuramente più complicato da gestire. Il terzo metodo, invece, è un sistema di rilevazione presenze come quello proposto da Cerriana: si tratta di sistemi elettronici che facilitano il controllo delle ore lavorate, riducendo il controllo umano, poiché elaborano tutto in maniera automatica. Grazie a questo particolare metodo di rilevazione delle presenze, basato principalmente su strumenti tecnologici, è possibile ottenere il massimo della precisione e dell’efficienza.

Organizzare i turni e le ferie senza difficoltà

In genere organizzare i turni e le ferie dei lavoratori è sicuramente uno dei momenti più complessi della vita aziendale. Non è semplice, infatti, stabilire quando un lavoratore può andare in ferie e quando no. Grazie all’uso di un software di rilevazione delle presenze è possibile richiedere i giorni di ferie, i permessi lavoro ed organizzare i turni dei lavoratori direttamente online, senza dover spulciare fogli di carta. Tutto quello che occorre fare è realizzare una sorta di “mappa” delle presenze in azienda, in modo da avere a disposizione i dati necessari per organizzare il lavoro in modo preciso.

Anzi, alcuni sistemi permettono addirittura ai lavoratori di organizzare personalmente i propri turni di lavoro in accordo con i propri colleghi di lavoro. In questo modo è possibile realizzare ed organizzare squadre di lavoro composte da più persone intercambiabili tra loro ed evitare, al tempo stesso, fastidiose discussioni.