Organizzazione di concerti ed eventi privati: come fare?

L’organizzazione di eventi pubblici e privati non è mai cosa da poco: i parametri da prendere in considerazione sono molteplici, e non sempre è facile riuscire ad organizzare tutto nel migliore dei modi, curando ogni dettaglio al fine che il risultato finale risulti essere soddisfacente. Per questo motivo, quando c’è da organizzare eventi di grande rilievo, come concerti, festival o manifestazioni di grande mole, si fa riferimento ad agenzie, società e altre organizzazioni che possano curare tutto nel migliore dei modi, giovando di un team di professionisti nel settore. Dal semplice palco fino all’attrezzatura per cantanti e musicisti, passando per l’accoglienza e la disposizione del pubblico, ecco quali sono tutti i parametri che vanno necessariamente considerati nell’organizzazione di concerti ed eventi privati.

Come organizzare un concerto nel migliore dei modi

Nella maggior parte delle occasioni è capitato di assistere a un concerto o ad un evento di sontuose dimensioni: band e artisti che riescono a riempire interi stadi, rapportandosi ad un pubblico voglioso di ascoltarli, e riuscendo ad emozionare per ore e ore intere. Ma se ci si trova dall’altro lato, non essendo più spettatori ma organizzatori, come si fa ad organizzare un concerto nel migliore dei modi?

E’ ovvio che non necessariamente organizzare un concerto vuol dire metter su una manifestazione seguita da migliaia di spettatori: anche i più piccoli concerti o l’organizzazione di piccoli Festival necessita, però, di una cura che non può essere assolutamente sottovalutata. Insomma, nell’organizzare un concerto nel migliore dei modi c’è da seguire tappe di un processo che porterà al successo del proprio evento. Ecco quali sono.

Impostare il budget

La prima cosa da fare, per l’organizzazione di un concerto o di un evento privato, è l’impostazione del budget. Impostare un budget vuol dire pianificare, nel migliore dei modi, tutto ciò che avverrà in un determinato concerto o evento, stabilendo una quota monetaria per ognuna delle componenti che vengono prese in considerazione. Maggiore è la mole e l’importanza del concerto in questione, maggiore – di conseguenza – sarà il budget e la cura di cui ha bisogno lo stesso.

Ovviamente la suddivisione del budget stanziato, o di cui si può disporre, non segue delle regole fisse, ma dipende da una serie di fattori: cachet per gli artisti presenti, costo delle attrezzature e del palco, costi di trasmissione (qualora ce ne siano, a livello televisivo, social o radiofonico), ingaggi per tutti gli addetti ai lavori e tante altre possibili spese per tutti gli altri elementi minori.

Scegliere la location

Una volta stanziato il budget, la scelta più naturale da fare è, ovviamente, quella della location. Si tratta di una delle prime mosse a cui pensare per un motivo prettamente logistico: impostare e organizzare il proprio concerto in un determinato luogo porta alla presenza o all’assenza di eventuali artisti. Non si tratta di una scelta casuale: tutto dipende dalle disponibilità di una determinata città.

Dopo aver scelto la città specifica all’interno della quale si intende organizzare il proprio concerto o evento privato, si potrà procedere con la scelta ancor più minuziosa di piazze, edifici e altri luoghi possibili dove organizzare un evento. Tutto dipende, chiaramente, dalla disponibilità e dalle concessioni che sono offerte dall’amministrazione di una città: per questo motivo, bisogna ponderare per bene la propria scelta, al fine di non far sì che tutto si risolva in un nulla di fatto.

Contattare artisti e band

Il momento fondamentale dell’organizzazione di un concerto o di un evento privato è, senza dubbio, quello in cui si contattano artisti e band che suoneranno per il proprio concerto. Si tratta di un passaggio imprescindibile, senza il quale il “motore” del proprio concerto non sussisterebbe. L’esibizione di artisti e band è quanto di più necessario possa esistere, se si organizza un concerto, quindi la propria scelta non può essere assolutamente casuale.

Generalmente, la maggior parte del budget stanziato viene impiegato per l’ingaggio di artisti e band che dovranno esibirsi sul palco: contattare nomi di grande livello non è mai facile, perchè bisogna far fronte ai loro contratti e alla loro gestione del tempo. Per questo motivo, il servizio di Booking Cantanti non è assolutamente cosa da poco. Per contattare artisti e band in molti si rivolgono ad agenzie specifiche, che possono sul professionismo dei propri addetti ai lavori per ricercare artisti in grado di esibirsi.

Ovviamente, le tecniche che possono portare a ricercare artisti o band in grado di esibirsi sono molteplici: grande supporto, in tal senso, può essere offerto dai social network, grazie a canali di ricerca immediati che possono mettere in comunicazione con tantissime persone di un determinato luogo. Facebook, Twitter o Instagram sono tutti social network affidabili per la ricerca di cantanti e artisti, se si vuole rendere il proprio evento pieno di artisti di grande livello.

Pianificare le attrezzature

Una volta curati tutti gli aspetti necessari che rientrano nello stanziamento del budget e nella scelta di location e artisti, c’è da considerare altri aspetti che potrebbero essere ritenuti minori, ma che sono allo stesso modo fondamentali. Tra questi, c’è la scelta di tutte le attrezzature necessarie, che possano rendere il proprio evento curato nel migliore dei modi.

Impianti audio, schermi o maxischermi, palchi, sedute, transenne per tenere separata la folla dal palco e tante altre cose sono tutti i possibili elementi che possono essere utilizzati per rendere il proprio concerto ottimale. In questo modo, con un pubblico che potrà fruire del migliore evento possibile, si potrà dire di aver avuto successo con il proprio concerto!