Il Faro 24! Le tue notizie. Abruzzo.
La conservazione sostitutiva, che formalmente viene conosciuta come conservazione digitale a norma, rappresenta una serie di passaggi informatici che permettono di proteggere, archiviare e mantenere il valore legale di documenti digitali all’interno del proprio sistema gestionale aziendale.
I vantaggi più evidenti di questa pratica sono maggiore efficienza, riduzione dei costi e ottimizzazione delle risorse.
Scopriamo insieme le principali caratteristiche della conservazione sostitutiva e come si effettua nell’atto pratico.
Una pratica che ogni azienda dovrebbe conoscere: la conservazione sostitutiva dei documenti
Oggi tutti produciamo un numero elevato di documenti, che si tratti di privati, imprese, amministrazioni pubbliche e così via. Questi soggetti sono tenuti a conservare buona parte di questi documenti, che rappresentano per prima cosa una testimonianza.
Negli ultimi anni c’è stata sempre maggiore attenzione sullo stabilire delle regole ben precise che riguardano la loro conservazione che, adesso, si basa sulle nuove tecnologie digitali, mentre in precedenza le normative si riferivano esclusivamente all’utilizzo di supporti cartacei.
Cosa è cambiato, quindi, con l’avvento dell’innovazione digitale in questo ambito? Per prima cosa occorre chiarire che un documento informatico può nascere già in forma digitale o essere in forma cartacea per poi subire un processo di dematerializzazione. È in quest’ultimo caso che possiamo effettivamente parlare di conservazione sostitutiva.
La conservazione digitale, invece, include ogni processo di archiviazione in cui viene conservato un documento informatico (sia digitale che dematerializzato).
Ecco perché forse oggi è più indicato parlare di conservazione digitale. Infatti, i documenti vengono quasi sempre creati su device elettronici e la normativa ne garantisce la medesima validità legale di quelli in forma cartacea.
Per evitare d’imbatterti in errori, è possibile avvalersi di software di conservazione digitale. Se vuoi saperne di più, clicca qui e scopri come mantenere valore giuridico, accesso e leggibilità dei documenti, garantendoti sempre la loro integrità e autenticità.
La normativa che regola la conservazione dei documenti
Per chi non conoscesse le norme relative alla conservazione dei documenti, sottolineiamo sin da subito che è previsto che questi possano essere digitalizzati. Infatti, avendo acquisito validità probatoria, la loro archiviazione deve seguire delle regole.
Ovviamente, i requisiti di conservazione cambiano rispetto ai documenti cartacei. Quest’ultimi, sebbene richiedano molto più spazio e scaffalature di grandi dimensioni, sono più semplici da conservare. Può sembrare strano, ma in realtà è proprio così.
La documentazione su carta prevede esclusivamente la legittimazione di data e firma e la presenza fisica del documento (che deve essere reperibile per le tempistiche previste in ogni caso specifico dalle norme vigenti).
In ambito digitale, cambiano spesso i formati dei documenti, i parametri che ne accertano la validità legale e i supporti per la loro conservazione, che negli anni diventano obsoleti e vanno aggiornati.
Questo è il motivo per cui si è deciso di separare la conservazione digitale dal supporto, attenendosi a un altro fattore: “il presidio informatico del contenuto”.
La norma, quindi, prevede quanto segue: “La conservazione dei documenti digitali deve garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità ai documenti stessi”.
I passaggi da seguire per archiviare in modo corretto i documenti digitali
Per rispettare quanto previsto dalla norma appena descritta, la conservazione digitale deve seguire questi tre step fondamentali:
- versamento;
- archiviazione;
- distribuzione.
Per tutte queste fasi svolge un ruolo determinante la figura del Responsabile della Conservazione. Inoltre, è importantissimo comprendere il significato del termine “pacchetto”.
Si tratta di un insieme di dati che può essere trasferito tramite un canale specifico. Un pacchetto contiene al suo interno tutte le informazioni che lo riguardano come, ad esempio, data, formato, ID, produttore e così via.
